Audit interne d'entreprise : 5 points-clés à observer

Il est parfois compliqué pour les entreprises d’être conscientes que les processus en place en interne peuvent être optimisés. De même, le quotidien et les habitudes font que l’on n’a pas forcément connaissance de problèmes d’efficience. Prendre de la hauteur, identifier les axes de progrès est primordial. C’est pour cette raison que nous vous détaillons, à travers cet article, 5 points clés à analyser pour déterminer si vous faites face ou non à des difficultés et si vous avez besoin de mettre en place un audit interne pour votre entreprise.

1. Les finances et la comptabilité

Réaliser une analyse des finances et de la comptabilité d’une société est particulièrement indispensable. En effet, cela permet de prendre connaissance de la santé financière, de vérifier la fiabilité des données liées à la comptabilité, mais aussi de pouvoir faire ressortir les flux qui pourraient être optimisés alors que l’on considère certaines dépenses ‘traditionnelles’ comme immuables. Au-delà de la prise de hauteur que confère un audit, il permet aussi d’anticiper et de faire émerger des pistes / outils pour améliorer le pilotage des chiffres clés. Dès lors, il est plus facile de préparer l’avenir et, si nécessaire, d’initier une démarche de demande de financement ou d’accompagnement en prévision de potentielles difficultés. Instaurer un contrôle à intervalles réguliers, permet de rester agile sur son contrôle de gestion et de savoir comment garder un équilibre dès lors que le chiffre d’affaires est en baisse ou qu'il n’augmente plus. Il s’agit d’un élément central pouvant impacter le déroulement général de l’entreprise en cas de mauvaise gestion. Cet audit peut constituer une première introduction et ainsi permettre de préparer l’audit financier et comptable, réalisé par un professionnel expert, qui a pour objectif de vérifier la conformité des comptes avec l’état financier de la structure.

Les interrogations suivantes peuvent vous aider à débuter votre processus d’audit :

• Quelle est la santé financière de l’entreprise ? (On regarde ici le niveau de la trésorerie, le taux d’endettement, les dépenses fixes mensuelles par rapport aux rentrées moyennes…)
• Les comptes sont-ils bien tenus et à jour ? (Quel volume d’argent est en dehors de la société ? Quel est le délai de règlement et de paiement moyen, le suivi des charges fiscales et sociales est-il clair et budgété ?)
• Les documents permettant de suivre la santé financière sont-ils actualisés régulièrement ? (Quels sont les indicateurs que l’on regarde au quotidien / à la semaine / au mois / au semestre ? Les logiciels et outils de suivi sont-ils toujours bien appropriés ?)

2. Le département commerce

Point névralgique des ventes de vos produits et/ou services, il est donc nécessaire d’étudier avec minutie le fonctionnement de ce service. Mais par où commencer ?

Vous devez, en toute logique, être en possession de documents récapitulatifs concernant l’activité de vente : chiffres par période / par secteur / par typologie / par client…, processus de vente (durée moyenne, taux de conversion, taux de fidélisation et de rétention), coûts d’acquisition de nouveaux clients, etc...

Il vous faut d’abord rassembler l’ensemble de ces informations puis analyser les données, en vous faisant aider par un professionnel du domaine, pouvant être interne ou externe à la structure.

Également, fixer des objectifs concrets, réalisables en un temps déterminé au préalable permet de mieux appréhender la situation et ainsi de pouvoir se faire une idée plus précise des actions à mettre en place, des améliorations à apporter dans la méthodologie, la stratégie. Il est important de garder à l’esprit que rien ne doit être figé dans le marbre : votre stratégie commerciale doit être évolutive et s’adapter au contexte ainsi qu’à votre équipe sur le terrain. Nous vous conseillons, à minima, d’étudier les réponses aux questionnements suivants :

• Les objectifs de ventes / de marges / de nombre de contrats signés, du nombre de prospects démarchés, ont-ils été atteints ?
• Comment le chiffre d’affaires a-t-il évolué par rapport à la saison, par rapport au marché, à la concurrence ? Reflète-t-il l’activité ?
• Quels produits et/ou services tirent le CA, comment la répartition du CA risque d’évoluer les prochaines années ?
• Quelle est l’évolution des processus d’acquisition de nouveaux clients, quel coût d’acquisition, de rétention ?
• Quelles sont les actions de fidélisation qui ont bien fonctionné, comment se comportent mes meilleurs clients ?

3. La direction et le management

Il peut être complexe d’auditer ces deux services, et plus spécifiquement si vous en faites partie. En effet, il est nécessaire de prendre de la distance avec la situation. Si vous pouvez vous le permettre, faites appel à un professionnel extérieur à vos services. Cette initiative permet d’obtenir un retour factuel, avec un effet miroir et des préconisations concrètes, qui s’appuient notamment sur des expériences et situations d’autres entreprises entrevues auparavant. Ce, afin d’avoir une image réelle et sans détour, dans l’optique d’améliorer, de perfectionner les processus déjà existants. Cette étape peut également permettre d’analyser la stratégie globale établie par l’entreprise et d’en déterminer les points forts et les points faibles, dans le but de la faire évoluer.

En outre, il est primordial que les collaborateurs se sentent écoutés par la direction, rôle qui peut être réalisé par l’intermédiaire des managers. En effet, cela permet de créer une relation de “proximité” et donc de favoriser des conditions de travail saines. C’est pourquoi mener un audit de la direction et du management peut favoriser le règlement de conflits, de difficultés de compréhension de manière à faciliter la communication.

Concernant ces points clés, et pour identifier s’il y a un intérêt imminent de faire ce travail, vous pouvez vous appuyer sur la base suivante :

• La stratégie globale de la société, la vision et les valeurs sont-elles toutes comprises et appliquées au quotidien par les collaborateurs ?
• Quel est le turnover des équipes, le temps passé sur un métier avant d’évoluer ?
• Quels sont les principaux ressentis des collaborateurs lors de l’évaluation annuelle ? Quelle est la perception du management ?
• Y a-t-il des départements / des services où le management est plus en délicatesse que les autres ? Ou, à l’inverse, y a-t-il des équipes qui sortent du lot ?

4. Le département Ressources Humaines

Cette analyse doit se dérouler en collaboration avec les équipes de l’entreprise, afin de prendre connaissance de leur qualité de vie au travail. Il est aussi pertinent de regarder du côté du processus de recrutement en l’étudiant : de la recherche à l’intégration d’un nouveau membre. Il s’agit d’un point-clef de votre analyse, car cela vous permettra d’aller parfois au-devant de situations complexes, de pouvoir trouver des solutions en amont et ainsi de favoriser des conditions de travail optimales/agréables pour les salariés. En effet, il est primordial que les collaborateurs travaillant pour votre structure se sentent bien au sein de leur lieu de travail. Cela a directement un impact sur la productivité, l’ambiance en interne, mais également la réputation de la société en externe, notamment auprès des futurs postulants. Par ailleurs, réaliser une analyse de ce service permet aussi de voir si les normes en vigueur et la législation sont respectées, correctement mises en place dans la structure.  

Nous mettons à votre disposition une courte liste de questions à étudier pour commencer à observer le fonctionnement du département Ressources Humaines :

• Les collaborateurs sont-ils satisfaits des conditions de travail ?
• Quel est le niveau de fierté d'appartenance à l’entreprise? Quel est le taux de participation aux événements organisés ?
• Le processus de recrutement est-il efficace en termes de qualité de recrutement et en temps nécessaire (de l’émission du besoin jusqu’à la validation de la période d’essai)?
• Quelle est l’image / l’opinion des profils postulants pour intégrer l’entreprise ?
• Comment sont gérées les difficultés rencontrées en interne (conflit, difficulté avec un salarié, etc.) ?

5. Communication & marketing

Élément essentiel pour assurer la visibilité de votre entreprise ainsi que de vos produits et/ou services, il est parfois difficile de mesurer les retours sur investissement de cette cellule. En revanche, il existe des données concrètes pouvant mettre en lumière la portée des actions menées. De cette manière, si vous disposez d’un site internet ainsi que d’une page sur un ou plusieurs réseaux sociaux, vous pouvez tout à fait obtenir une première idée de l’attrait pour votre société, de l’attractivité de vos prestations/produits. En effet, des outils comme Google Analytics, ou les statistiques mises en avant sur les interfaces Facebook ou encore LinkedIn vous permettent de prendre connaissance des internautes composant votre communauté (âge, profession, centres d’intérêt), d’analyser leur comportement, d’avoir des informations précises. Il s’agit d’un bon élément de comparaison pour observer si les cibles de communication, marketing identifiées par vos services sont impactées par votre stratégie, même si vos efforts se concentrent plus sur une communication physique et locale !

Afin d’être efficace dans votre analyse, nous vous proposons quelques interrogations pouvant vous guider :

• Les actions marketing en cours sont-elles les plus appropriées pour ma cible ?
• Quelle perception ont les consommateurs/clients à l’égard de mon entreprise ?
• Quel est le retour d’un client mystère ou d’un employé qui débute tout juste au travers de son rapport d’étonnement ?
• Les campagnes marketing et communication ont-elles un impact sur les ventes / l’attention portée à la société ?
• Quel argument d’achat revient le plus fréquemment dans la bouche de mes clients ?

Pour auditer de manière efficiente une entreprise, il est primordial d’avoir des éléments concrets sur lesquels se baser (rapports, données, statistiques, avis, etc.). Cela permet de conserver des traces de tout ce qui a pu être mis en place et ainsi favoriser la comparaison entre des périodes, par exemple. De même, il est crucial d’auditer le fonctionnement global de l’entreprise (de façon régulière) afin de pouvoir faire évoluer les méthodologies, d’améliorer les processus.