Déclaration d’activité de formateur et NDA

Vous venez de vous lancer comme formateur indépendant ou vous envisagez de proposer des prestations de formation professionnelle ? Avant de signer votre premier contrat, une étape administrative est incontournable : la déclaration d'activité. C’est elle qui vous permet d’obtenir votre déclaration d’activité (NDA) avec lequel vous pouvez officiellement exercer en tant que formateur et bénéficier des avantages. Voici tout ce que vous devez savoir pour franchir cette étape sereinement.

Déclaration d'activité de formateur : de quoi parle-t-on ?

La déclaration d'activité est une formalité obligatoire pour tout formateur indépendant ou organisme de formation souhaitant exercer légalement en France. Elle est régie par la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités), c'est cette même autorité qui vérifie la conformité des formations, contrôle les structures et peut, en cas de manquement, suspendre ou retirer le NDA.

Qui est concerné par cette obligation ?

Tout formateur indépendant (micro-entrepreneur, SASU, EURL) ou toute structure souhaitant dispenser des formations professionnelles en France est concerné, dès la première prestation. Il ne s'agit pas d'une démarche optionnelle : exercer la formation professionnelle sans NDA expose à des sanctions administratives et financières importantes.

Le premier contrat : la pièce maîtresse du dossier

Il est impossible de réaliser sa déclaration d’activité « à vide », par simple anticipation. L'administration exige que vous ayez déjà un premier client. Pour valider votre dossier, vous devez obligatoirement fournir la preuve de votre première prestation.

Selon votre cible, ce document obligatoire prendra différentes formes :

• Une convention de formation : si votre client est une entreprise.
• Un contrat de formation : si votre client est un particulier.
• Un bon de commande ou contrat de prestation : si vous intervenez pour le compte d'une école ou d'un centre de formation (CFA).

Comment obtenir son numéro de déclaration d'activité (NDA) ?

Le processus commence dès que vous signez votre premier document commercial de formation (convention ou contrat de formation). Vous disposez ensuite de 3 mois suivant cette première signature pour télétransmettre votre demande en ligne.

Les documents à préparer

Voici les pièces justificatives à réunir pour que votre demande soit acceptée du premier coup :

• Le formulaire Cerfa n° 10782*04 complété.
• Une copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN (avis de situation INSEE).
• Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant.
• La copie de la première convention de formation (ou contrat de formation) signée avec votre client.
• Le programme de la formation est adossé à cette convention (déroulé pédagogique, objectifs, public visé).
• Les justificatifs de qualification des formateurs (diplômes ou CV démontrant votre expertise).

Qu'est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ?

Le BPF est un document annuel obligatoire à soumettre en ligne avant le 31 mai de chaque année (via le portail Mon Activité Formation).

Il récapitule l'activité de l'année écoulée : nombre de stagiaires formés, volumes horaires dispensés et chiffre d'affaires généré par la formation. Attention : même si votre chiffre d'affaires formation est égal à zéro sur l'année, remplir le BPF reste obligatoire pour maintenir la validité de votre NDA.

Ce qui lie le BPF à votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)

Une fois obtenu, votre Numéro de Déclaration d’Activité n’est pas acquis à vie : il dépend directement de la validation de votre BPF. C’est pour cela que remplir ce document chaque année reste obligatoire, même si votre chiffre d'affaires lié à la formation est égal à zéro.

Contrôles DREETS : ce que vous risquez en cas de manquement

La DREETS effectue des contrôles réguliers (sur pièces ou sur site) pour évaluer la réalité des formations et le respect de la réglementation. En cas de non-conformité ou d'absence de transmission du BPF, les sanctions peuvent aller du simple avertissement au retrait immédiat du NDA, assorti d'amendes financières ou de poursuites en cas de fraude.

Le guide pratique pour remplir et transmettre son BPF

Après la théorie, place à la pratique. Voici les clés pour préparer vos données et valider votre déclaration sur le portail officiel.

Quelles sont les données pédagogiques et financières à déclarer ?

Le BPF synthétise votre activité de l'année civile précédente. Vous devez y renseigner deux grands types d'informations :

• Les données financières : Le chiffre d'affaires total réalisé au titre de la formation professionnelle, en distinguant l'origine des fonds (financement direct des entreprises, OPCO, CPF, ou fonds propres des stagiaires).
• Les données pédagogiques : Le nombre de stagiaires accueillis, le nombre total d'heures de formation dispensées, ainsi que la ventilation par types de prestations (formation professionnelle, bilans de compétences, VAE).

Le calendrier officiel et la date limite de dépôt

Le BPF doit être obligatoirement télétransmis en ligne chaque année via le portail officiel Mon Activité Formation.

La campagne de déclaration s'ouvre généralement au début du printemps. La date limite officielle est fixée au 31 mai de chaque année. En cas de dépassement de cette date, ou si votre bilan affiche deux années consécutives à zéro, la DREETS déclarera votre statut caduc et vous perdrez votre autorisation de former.

Retrouvez des informations complémentaires dans le replay de notre webinaire sur le sujet :