Comment déclarer son activité de formateur ?

La Déclaration d'Activité des Formateurs est une étape essentielle pour toute personne ou entreprise souhaitant exercer légalement la profession de formateur en France. Cette démarche, régie par la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités), permet aux formateurs et organismes de formation de se voir attribuer un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Ce dernier est essentiel pour la reconnaissance professionnelle, le suivi de la qualité des formations et le contrôle par les autorités compétentes. 

1. Comprendre la déclaration d'activité des formateurs

1.1 Définition et importance

La déclaration d'activité est une formalité requise pour tout formateur indépendant ou organisme de formation souhaitant offrir des services de formation professionnelle. Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), délivré par la DREETS, atteste que l’activité de formation est conforme aux normes établies. Ce numéro est indispensable pour signer les contrats, accéder à des financements publics, et rassurer les clients sur la qualité de la prestation proposée. Il constitue également un titre officiel garantissant la légitimité de l’exercice de formation, et il est souvent requis dans le cadre de l'obtention de certifications tel que la certification Qualiopi, gage supplémentaire du sérieux et de la qualité du service fourni.

1.2 Pourquoi est-ce obligatoire ?

La déclaration est obligatoire pour assurer la qualité et la transparence dans le marché de la formation. Elle protège les intervenants et les structures de formation en les inscrivant dans un cadre légal, garantissant ainsi que seules des structures qualifiées offrent des services de formation. Cette obligation permet également de sécuriser les relations avec le public et les partenaires en s'assurant que les prestations sont réalisées par des entités enregistrées et conformes aux exigences réglementaires.

1.3 Le rôle de la DREETS

La DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) vérifie la conformité des formations et contrôle les structures. En cas de non-respect des obligations, elle a le pouvoir de suspendre ou de retirer le NDA.

2. Le processus de déclaration d'activité

2.1 Les étapes pour obtenir un NDA

Le processus commence par l'identification de l'activité, où le formateur indépendant ou la structure définit le type d’interventions proposées et le public ciblé. La préparation du dossier implique l’inclusion des informations détaillées sur l’activité et des documents requis. L’adhésion se fait généralement en ligne auprès de la DREETS. Après validation du dossier, le numéro est attribué et doit être mentionné sur tous les documents relatifs à la prestation de formation.

2.2 Les documents requis

Plusieurs documents doivent être fournis dans le dossier:

• Statuts juridiques
• Numéro SIREN (Système d'identification du répertoire des entreprises)
• Justificatifs de qualifications : diplômes ou certifications
• Premier contrat ou convention de formation professionnelle
• Formulaire Cerfa n° 10782*04
• Bulletin n°3 du casier judiciaire 
• Assurance responsabilité civile professionnelle
• Déroulé pédagogique

2.3 Délais et procédures

La DREETS dispose de 30 jours pour examiner la demande. La décision, accompagnée des motifs en cas de refus, est communiquée au demandeur. Post-déclaration, il faudra tenir un registre des formations, soumettre un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel, et respecter les obligations fiscales et sociales.

3. Le Numéro de Déclaration d’Activité : la clé de la reconnaissance professionnelle

3.1 L’importance du NDA

L’acquisition du NDA est importante car elle valide la légalité de l’exercice du formateur en prouvant que l’organisme est officiellement autorisé à dispenser des formations. Il est souvent requis pour accéder à des financements publics ou privés. De plus, il renforce la confiance des clients en montrant que l’organisme respecte les normes professionnelles et est engagé dans une démarche sérieuse.

3.2 Les implications pour les organismes

Ce titre est essentiel pour assurer le respect des réglementations. Il confirme que la structure est en conformité avec les exigences légales liées à la formation professionnelle, ce qui est utile pour son bon fonctionnement. En outre, il joue un rôle clé dans l’attraction des clients, car il sert de preuve de légitimité et de sérieux.

3.3 L’utilisation dans les démarches commerciales

Le NDA doit être mentionné sur tous les documents officiels tels que les devis, contrats et factures pour formaliser les interventions et les engagements. Il est également conseillé de l’afficher sur les supports de communication et documents commerciaux pour renforcer la réputation professionnelle de l’organisme, améliorer sa visibilité et sa crédibilité sur le marché.

4. Les obligations légales et les contrôles par la DREETS

4.1 Les obligations après l’obtention du NDA

Il est nécessaire de tenir un registre détaillé des programmes dispensés et des prestations réalisées. Les conditions doivent être formalisées par des contrats ou conventions, garantissant ainsi la transparence et le respect des engagements. Chaque année, au 30 avril, un Bilan Pédagogique et Financier doit être soumis à la DREETS pour évaluer leur qualité et leur gestion financière des actions menées. L’organisme doit également respecter des obligations fiscales et sociales, en effectuant les déclarations nécessaires dans les délais impartis.

4.2 Les contrôles par la DREETS

La DREETS effectue divers contrôles pour assurer la conformité des organismes de formation. Elles réalisent un contrôle documentaire pour vérifier les documents relatifs à l’activité de formation. Des contrôles sur site peuvent également être effectués pour vérifier les conditions réelles de formation. Des évaluations de la qualité sont menées pour examiner les méthodes pédagogiques utilisées et mesurer la satisfaction des stagiaires, garantissant ainsi que les programmes répondent aux standards requis.

4.3 Les sanctions en cas de non-conformité

En cas de non-conformité, plusieurs sanctions peuvent être appliquées. Le retrait du NDA interdit à l’entreprise ou au prestataire de poursuivre ses activités de formation. Des amendes financières peuvent également être infligées pour non-respect des obligations, représentant un coût significatif. Une suspension temporaire peut être prononcée, interdisant l’exercice jusqu'à ce que les manquements soient corrigés. En cas de fraude grave, des poursuites pénales peuvent être engagées, entraînant des sanctions plus lourdes.

5. Le Bilan Pédagogique et Financier

5.1 Qu'est-ce que le BPF ?

Le BPF est un document annuel indispensable. Il fournit un aperçu détaillé des actions pédagogiques et financières réalisées au cours de l'année écoulée. Ce bilan permet à la DREETS de vérifier que l'activité de formation est conforme aux normes requises et assure que l'organisme respecte ses obligations réglementaires.

5.2 Préparation et adhésion au document 

La préparation du BPF commence par la collecte minutieuse des données relatives aux formations dispensées et aux aspects financiers de l'entreprise ou du prestataire. Il est nécessaire de conserver toutes les informations pertinentes tout au long de l'année. Ensuite, le formulaire BPF doit être correctement rempli en incluant toutes les données demandées. Avant l’adhésion au document, une vérification approfondie doit être réalisée afin de s'assurer que les renseignements fournis sont exacts et complets. Il doit être soumis en ligne via le portail dédié de la DREETS, avec une date limite fixée au 30 avril de chaque année.

5.3 Le lien avec la déclaration et le contrôle de la qualité

Le BPF joue un rôle central dans la vérification de la réalité de l'activité de formation, en confirmant que les données déclarées correspondent bien aux opérations réelles. Il évalue également la qualité et surveille la santé financière de l'organisme. Une soumission correcte et complète est essentielle pour maintenir la validité du numéro et garantir la transparence des actions, contribuant ainsi à la crédibilité et au bon fonctionnement de la structure.

6. Les enjeux pour les formateurs et organismes de formation

6.1 Les bénéfices de la déclaration d'activité

Obtenir la déclaration d'activité et le NDA offre plusieurs avantages significatifs. Tout d'abord, elle garantit la légalité de l'exercice, assurant ainsi que l'entreprise ou le prestataire est reconnu officiellement par l'État. Cela permet également d'accéder à des financements publics, essentiels pour le développement et l'expansion des programmes de formation. Il facilite l'établissement de partenariats solides avec des entreprises et des institutions, ouvrant la voie à des collaborations fructueuses et à de nouvelles opportunités professionnelles. Cela valide également la qualité du service fourni, essentiel pour attirer de nouveaux clients.

6.2 L’impact sur la crédibilité et la visibilité

Le NDA joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la crédibilité de l'organisme. Il témoigne de la conformité aux normes de qualité et de transparence exigées, renforçant ainsi la confiance des clients et des partenaires. En termes de visibilité, il peut être utilisé de manière stratégique dans la communication pour attirer de nouveaux clients et se positionner sur des projets et appels d'offres financés par des fonds publics. Il contribue également à une meilleure reconnaissance dans le secteur de la formation, ce qui peut avoir un impact positif sur la réputation de l’organisme.

6.3 L’optimisation de l'activité

Pour optimiser l'activité de formation, il est essentiel de mettre en place une gestion rigoureuse. Cela inclut l'utilisation d'outils adaptés pour la gestion des formations et des finances, assurant une organisation efficace et une transparence accrue. La formation continue est également indispensable; elle permet de mettre à jour régulièrement les connaissances et les compétences du personnel afin de rester compétitif. En outre, proposer des programmes de haute qualité est fondamental pour satisfaire les clients et maintenir une bonne réputation. Enfin, valoriser le NDA dans les stratégies de communication et de marketing peut renforcer la visibilité de l'organisme et attirer davantage de clients.

7. La TVA et l’exonération

7.1 La TVA dans le cadre de la formation

Les organismes de formation doivent prendre en compte la Taxe sur la Valeur Ajoutée dans la gestion de leurs interventions. En général, les formations professionnelles en sont exonérées, conformément aux dispositions du Code Général des Impôts. Toutefois, il est important de vérifier les critères d'exonération applicables et de s'assurer que toutes les conditions sont respectées pour en bénéficier.

7.2 L’exonération de TVA

Pour en bénéficier, l’entreprise ou le prestataire doit s'assurer qu'il utilise exclusivement les fonds pour des prestations de formation professionnelle. Ces dernières sont financées par des fonds publics. Il est important de bien comprendre les exigences légales et de se conformer aux obligations fiscales pour éviter toute complication.

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En résumé, la déclaration d’activité et l’obtention du NDA sont indispensables pour garantir la légalité, la crédibilité, et la visibilité des formateurs et des organismes de formation sur le marché en France. Le respect des obligations légales, notamment en matière de TVA et d’exonération, et la préparation adéquate du Bilan Pédagogique et Financier sont essentiels pour pérenniser et développer son activité professionnelle. Il est vivement encouragé de se mettre en conformité avec les exigences réglementaires. 

Retrouvez des informations complémentaires dans le replay de notre webinaire sur le sujet :

Toute l’équipe d’Akigora reste à votre disposition pour vous accompagner dans toutes les démarches nécessaires et optimiser votre activité