Quand former ses équipes dans l’année ?

Vous êtes cadre, manager, dirigeant ou RH, vous souhaitez former vos employés mais vous ne savez pas quel est le meilleur moment dans l'année ? Cet article est fait pour vous.

La formation en entreprise permet de personnaliser le parcours du salarié. Pour l'employeur, intégrer ce processus au travail quotidien est une étape clé. Grâce à l'entretien annuel, à un management ciblé des talents et à l'onboarding des recrues, les entreprises optimisent l'expertise et l'esprit d'équipe dans la durée, de ses employés.

Les moments clés pour planifier les formations en entreprise

Vous le savez mieux que quiconque : une formation mal timée, est à moitié perdue. En tant qu'entreprise, vous faites face à des contraintes opérationnelles, des agendas chargés et des budgets à optimiser. Alors autant mettre toutes les chances de votre côté en mettant en place une stratégie de formation adaptée aux périodes les plus favorables pour faire monter vos salariés en compétences.

1.1 Début d'année : le budget annuel de travail de l'entreprise

Janvier et février, c'est votre fenêtre de tir. Vos budgets OPCO sont remis à zéro, vos objectifs annuels sont posés : c'est le moment idéal pour définir vos priorités dans le développement professionnel, la montée en compétences et le maintien dans l'emploi de vos salariés. N'oubliez pas que le CPF de vos salariés peut également être mobilisé quel que soit leur contrat de travail, une obligation qui s'inscrit d'ailleurs dans le code du travail, pour co-financer certains parcours de formation. Ne laissez pas ce créneau vous échapper, les entreprises qui anticipent dès le premier trimestre sont celles qui forment le mieux, et le plus sereinement.

1.2 Après les entretiens annuels : capitaliser sur les besoins identifiés

Votre entretien annuel vient de se tenir ? Vous avez entre les mains une mine d'informations précieuses sur les besoins réels de vos collaborateurs. Ce bilan est une étape clé dans votre processus de gestion des talents : il vous permet d'identifier les compétences à développer poste par poste, et de construire un parcours de formation concret et personnalisé. Appuyez-vous dessus pour construire un plan de formation concret et adapté à l'évolution professionnelle de chacun au sein de son travail quotidien.

1.3 Former l'employé sans stopper le processus de travail

Mars-avril et septembre-octobre, ce sont vos alliés. L'activité y est souvent plus stable, les salariés sont présents et dans de bonnes dispositions pour apprendre. Si vous cherchez à former sans impacter votre productivité, ces périodes charnières sont clairement celles à privilégier. Profitez-en pour planifier vos sessions et doter chaque collaborateur des outils et compétences dont ils ont besoin avant que la saison haute ne reprenne ses droits sur son temps de travail.

Taux d'activité et gestion des tâches : les périodes à éviter

Aussi bien intentionnée soit-elle, une formation planifiée au mauvais moment peut vite devenir contre-productive. Collaborateurs la tête ailleurs, managers débordés, taux d'absentéisme en hausse... Le timing est un facteur clé que beaucoup d'entreprises sous-estiment dans leur gestion de la formation de leur équipe.

2.1 Pics d'activité : adapter le travail dans l'entreprise

• Identifier les moments de rush : Chaque secteur possède son propre calendrier, comme la période fiscale pour les comptables ou les fêtes pour le retail.
  
  
• Éviter la surcharge : Former un employé durant ces pics risque de transformer l'apprentissage en contrainte plutôt qu'en opportunité.
  
  
• Planifier en amont : Cartographiez ces périodes critiques pour les exclure d'emblée de votre plan de travail annuel.
  
  
• Garantir l'engagement : Priorisez des moments plus calmes pour favoriser le développement professionnel de l'équipe.
  
  

2.2 Vacances et bilan annuel : organiser le travail en entreprise

Juillet-août et la dernière semaine de décembre sont des périodes où vos équipes sont rarement au complet. Former une partie de vos collaborateurs sans les autres, c'est créer des décalages et perdre en cohérence. Si vous ne pouvez pas éviter ces fenêtres, anticipez-les en proposant des formats courts et flexibles : e-learning, modules en autonomie, plutôt que des sessions collectives qui nécessitent la présence de tous.

Calendrier annuel : les périodes clés pour former vos équipes

Le travail en continu : une stratégie annuelle pour l'entreprise

Beaucoup d'entreprises ont encore le réflexe de concentrer toutes leurs formations sur une seule période de l'année. C'est compréhensible car c'est plus simple à organiser. Mais est-ce vraiment la meilleure approche pour vos équipes ? Pas toujours. Former en continu, c'est adopter un nouvel esprit de management, une nouvelle façon d'organiser le travail au sein de votre équipe, et souvent une approche bien plus efficace pour fidéliser vos talents et renforcer votre marque employeur. Vous adopterez une vraie culture de la formation professionnelle au sein de vos équipes.

3.1 Étaler les formations sur l'année pour plus d'impact

Une formation intensive sur deux jours pour un salarié, c'est bien. Mais des apprentissages étalés sur plusieurs semaines, avec du temps pour les intégrer dans leurs tâches quotidiennes de travail et les mettre en pratique, c'est encore mieux. En répartissant vos formations sur plusieurs périodes, vous favorisez une montée en compétences progressive et durable. Vos collaborateurs assimilent mieux, retiennent plus, et appliquent plus facilement ce qu'ils ont appris. Et côté organisation, c'est aussi plus souple : moins de stress, moins d'absences concentrées, moins d'impact sur votre activité.

3.2 Adapter le travail de formation selon l'entreprise

Tous vos collaborateurs n'ont pas les mêmes besoins dans leur emploi, et chaque employé entretient un rapport différent à la formation. Un commercial terrain n'a pas les mêmes tâches et contraintes qu'un responsable RH ou qu'un ingénieur. La fonction, le rôle et le type d'emploi de chacun doivent guider vos choix de format et de durée. Certains auront besoin de sessions courtes et régulières, d'autres de parcours plus approfondis et ponctuels. C'est en personnalisant votre approche que vous maximisez l'impact de chaque euro investi en formation et que vous placez vraiment la formation professionnelle et le développement de vos ressources humaines au cœur de votre stratégie.

3.3 Réussir le plan annuel : organiser le travail dans l'entreprise

Un bon plan de formation ne s'improvise pas en janvier : il exige une préparation rigoureuse et une communication fluide entre toutes les fonctions de l'entreprise. Pour bâtir une stratégie solide, voici les étapes clés à suivre :

• Recenser les besoins réels : Appuyez vous sur l'entretien professionnel et l'évaluation annuelle pour identifier les attentes des employés.
  
  
• Prioriser les objectifs : Croisez ces besoins avec la stratégie globale de l'entreprise pour définir des axes de formation prioritaires.
  
  
• Intégrer dès l'onboarding : La formation doit être une étape fondamentale dès la prise de poste pour accompagner chaque nouveau salarié dans son travail.
  
  
• Anticiper pour mieux choisir : Prévoyez vos besoins à l'avance pour sélectionner les meilleurs experts, les formats adaptés et les bonnes fenêtres de tir dans l'année.
  
  

3.4 Managers : piliers du travail de formation annuel 

Vos managers sont vos meilleurs alliés pour construire un plan de formation pertinent. Ce sont eux qui connaissent le mieux la dynamique de leur équipe, les tâches de chacun, les forces et les lacunes de chacun, les évolutions à venir, les compétences qui manquent pour atteindre les objectifs fixés à chaque poste. Leur rôle dans ce processus est central : de l'évaluation des besoins à la co-construction du plan, associez-les dès la phase de réflexion, pas seulement pour valider des choix déjà faits, mais pour co-construire le plan avec eux et produire des résultats concrets sur la qualité du travail au quotidien. En tant qu'employeur, c'est aussi votre responsabilité de vous assurer que chaque employé bénéficie d'un parcours de formation adapté à son poste et de leur donner les outils nécessaires pour jouer pleinement ce rôle. Une formation portée par le manager a beaucoup plus de chances d'être bien vécue et bien appliquée par les collaborateurs.

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