Formation : Utiliser l'IA générative pour gagner du temps sur les tâches administratives et de gestion en PME

Permettre aux participants de comprendre le fonctionnement et les limites des outils d'IA générative, de les appliquer à leurs tâches professionnelles réelles, et de fiabiliser les résultats obtenus. À l'issue de la formation, le stagiaire sait choisir l'outil adapté à son besoin, formuler une demande efficace et vérifier ce que l'IA produit.

Objectifs de la formation

Cette formation permet aux salariés et dirigeants de TPE/PME occupant des fonctions administratives, de secrétariat, de gestion ou d'encadrement d'intégrer concrètement l'intelligence artificielle générative dans leur quotidien professionnel, sans prérequis technique. À l'issue du parcours, les participants sont capables de sélectionner les outils adaptés à leurs besoins, de formuler des requêtes (prompts) efficaces pour automatiser leurs tâches rédactionnelles et organisationnelles, et de sécuriser l'usage des données en vérifiant la fiabilité des résultats produits.

Contenu de la formation

Articulé sur une journée structurée en quatre modules progressifs, le programme débute le matin par la compréhension de l'IA générative et le panorama des principales solutions du marché (ChatGPT, Claude,Microsoft 365 Copilot), en identifiant leurs forces, leurs limites ainsi que les enjeux de confidentialité, avant d'aborder l'art de structurer et d'itérer un prompt efficace. L'après-midi est consacrée à la mise en pratique directe sur les tâches administratives courantes (rédaction de mails et courriers, comptes rendus, synthèse de documents, extraction d'informations), suivie de l'apprentissage d'une méthode de vérification systématique des contenus générés et de l'élaboration d'un plan d'action individuel.

Modalités pédagogiques

Dispensée en intra-entreprise et en présentiel, la pédagogie active alterne apports théoriques courts et mises en pratique immédiates directement réalisées sur les propres documents et besoins réels des stagiaires. Chaque participant dispose d'un poste informatique avec accès aux outils d'IA et reçoit un support de formation au format PDF ainsi que des modèles et cas pratiques fournis par le formateur, tout en bénéficiant d'un accès complet à l'Extranet dédié Akigora pour centraliser les ressources et le suivi administratif de son parcours.

Suivi et évaluation

Le suivi de l'exécution s'effectue via l'émargement numérique par demi-journée sur l'Extranet Akigora et aboutit à la remise d'une attestation de fin de formation. L'acquisition des compétences est mesurée par une évaluation diagnostique en début de session, un suivi continu des mises en situation pratiques tout au long de la journée et un exercice de synthèse final de validation des acquis, complétés par les questionnaires d'auto-positionnement et une enquête de satisfaction à chaud.